Polityka Prywatności i Plików Cookies

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających z serwisu internetowego VertexHost, dostępnego pod adresem https://vertexhost.pl, w tym Dashboardu https://vertexhost.pl/dashboard oraz Panelu Serwerowego https://panel.vertexhost.pl.
2. Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) jest podmiot prowadzący Serwis VertexHost. Pełne dane identyfikacyjne wskazano w § 10. Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].
3. Administrator dokłada należytej staranności w celu ochrony prywatności i danych osobowych osób odwiedzających Serwis oraz korzystających z usług hostingowych.

§ 2. Zakres zbieranych danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie niezbędnym do realizacji celów, dla których są zbierane:

1. Rejestracja tradycyjna w Dashboardzie:
   • nazwa użytkownika, login lub pseudonim,
   • adres e-mail,
   • hasło dostępu przechowywane w postaci nieodwracalnie zahaszowanej.
2. Logowanie przez serwisy zewnętrzne OAuth 2.0 (Discord lub Google):
   • publiczny identyfikator konta ID,
   • adres e-mail przypisany do konta zewnętrznego,
   • nazwa użytkownika lub awatar w zakresie udostępnionym przez zewnętrznego dostawcę tożsamości.
3. Dane rozliczeniowe (opcjonalne, wprowadzane dobrowolnie w profilu konta lub w celu wystawienia rachunku):
   • imię i nazwisko lub nazwa firmy,
   • numer telefonu kontaktowego,
   • adres zamieszkania lub siedziby: ulica, numer domu lub lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj,
   • NIP w przypadku podmiotów gospodarczych.
4. Dane eksploatacyjne i techniczne:
   • adresy IP, z których następuje logowanie lub połączenie z Serwisem,
   • logi systemowe i zdarzenia bezpieczeństwa rejestrowane w celach diagnostycznych, wykrywania ataków sieciowych, zapobiegania multikontom i nadużyciom zasobów,
   • typ przeglądarki, system operacyjny oraz znaczniki czasu.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są zgodnie z RODO na następujących podstawach prawnych:

1. Świadczenie usług i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - utworzenie i obsługa konta Użytkownika w Dashboardzie i Panelu Serwerowym, realizacja zamówień, uruchamianie kontenerów Minecraft, botów Discord, baz danych oraz obsługa płatności w Wirtualnym Portfelu vPLN.
2. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego Serwisu, obrona przed atakami sieciowymi (np. DDoS, brute-force), weryfikacja incydentów naruszenia Regulaminu (np. zapobieganie multikontom, nadużyciom zasobów i próbom włamań), bieżąca komunikacja i obsługa zgłoszeń technicznych przez e-mail i oficjalny serwer Discord oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi.
3. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - wystawianie i przechowywanie rachunków oraz dokumentacji księgowej zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi.
4. Zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - dobrowolne uzupełnienie danych rozliczeniowych w profilu konta, ewentualne zapisanie się na dobrowolne powiadomienia lub korzystanie z opcjonalnych narzędzi analitycznych.

§ 4. Odbiorcy danych i podmioty współpracujące

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym z Administratorem w celu prawidłowej realizacji usług:

1. Operatorzy płatności: CashBill S.A. oraz inni licencjonowani operatorzy płatności wdrożeni w Serwisie - w celu bezpiecznego procesowania wpłat i doładowań Wirtualnego Portfela.
2. Dostawcy infrastruktury serwerowej i centrów danych: profesjonalne podmioty hostingowe dostarczające serwery dedykowane i węzły obliczeniowe zlokalizowane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności Polska i Niemcy.
3. Dostawcy usług poczty elektronicznej: OVHcloud - w celu obsługi oficjalnej skrzynki [email protected].
4. Dostawcy usług sieciowych, DNS i ochrony anty-DDoS: Cloudflare, Inc. - w celu zabezpieczenia ruchu sieciowego, optymalizacji ładowania stron oraz ochrony przed atakami na infrastrukturę.
5. Dostawcy narzędzi uwierzytelniania i analityczno-diagnostycznych:
   • Discord Inc. oraz Google LLC - w zakresie obsługi logowania społecznościowego OAuth,
   • Sentry, Functional Software, Inc. - w celu automatycznego rejestrowania i diagnozowania błędów w kodzie aplikacji,
   • PostHog, Inc. - w celu anonimowej analizy statystyk korzystania z interfejsu panelu i poprawy funkcjonalności Serwisu.
6. Organy państwowe: uprawnione organy ścigania, sądy lub instytucje państwowe - wyłącznie na podstawie wyraźnego, ważnego żądania opartego o obowiązujące przepisy prawa.

§ 5. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy EOG

1. Co do zasady dane osobowe oraz pliki kontenerów przechowywane są na serwerach zlokalizowanych wewnątrz Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. W związku z korzystaniem z technologii globalnych dostawców (Cloudflare, Discord, Google, Sentry, PostHog) niektóre dane telemetryczne lub identyfikatory mogą być przesyłane na serwery w Stanach Zjednoczonych.
3. Przekazywanie danych do USA odbywa się w oparciu o obowiązujące mechanizmy prawne zapewniające odpowiedni stopień ochrony, w szczególności Ramy Ochrony Danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework) oraz Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.

§ 6. Okres przechowywania danych (Retencja)

1. Dane konta Użytkownika (login i e-mail) przechowywane są przez cały okres aktywności konta w Serwisie. W przypadku decyzji o usunięciu konta dane zostają usunięte lub zanonimizowane, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. Dane niezbędne do rozliczeń podatkowych (dane na rachunkach) przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.
3. Dane eksploatacyjne, techniczne logi serwerowe oraz rejestry bezpieczeństwa przechowywane są przez czas niezbędny do zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa infrastruktury, nie dłużej niż przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

§ 7. Bezpieczeństwo i metody ochrony danych

Administrator stosuje nowoczesne środki techniczne i organizacyjne zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi do danych:

1. Szyfrowanie połączeń: cała transmisja pomiędzy urządzeniem Użytkownika a Serwisem, Dashboardem i Panelem Serwerowym jest w pełni szyfrowana przy użyciu protokołu SSL/TLS (HTTPS).
2. Haszowanie haseł: hasła dostępu do kont przechowywane są w bazie danych w postaci zahaszowanej za pomocą zaawansowanych, jednokierunkowych funkcji kryptograficznych. Żaden pracownik ani Administrator nie ma możliwości odczytania hasła w postaci jawnej.
3. Izolacja środowisk: kontenery serwerowe i bazy danych Użytkowników działają w odizolowanych przestrzeniach wirtualnych, co uniemożliwia dostęp do nich innym użytkownikom węzła.
4. Ochrona sieciowa: wdrożone zaawansowane reguły filtracji ruchu sieciowego oraz ochrona przed atakami typu Denial of Service (DDoS).

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdemu Użytkownikowi przysługują na mocy RODO następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
2. Prawo do sprostowania, poprawiania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO).
3. Prawo do usunięcia danych, prawo do bycia zapomnianym, w sytuacjach przewidzianych w art. 17 RODO.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO).
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).
6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 21 RODO).
7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
8. W celu realizacji swoich praw Użytkownik może skontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną pod adresem [email protected] lub za pośrednictwem ticketu na serwerze Discord.
9. Użytkownik ma również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, strona internetowa: https://uodo.gov.pl.

§ 9. Polityka plików cookies i technologie przeglądarkowe

1. Serwis VertexHost korzysta z plików cookies (tzw. ciasteczek) oraz pamięci lokalnej przeglądarki (Local Storage).
2. Pliki cookies techniczne (niezbędne):
   • są bezwzględnie wymagane do prawidłowego działania Serwisu,
   • odpowiadają za utrzymanie aktywnej sesji Użytkownika po zalogowaniu do Dashboardu i Panelu Serwerowego,
   • zapobiegają fałszowaniu żądań międzywitrynowych (tokeny ochrony CSRF),
   • nie wymagają uprzedniej zgody Użytkownika zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.
3. Pliki i skrypty diagnostyczno-analityczne:
   • narzędzia takie jak Sentry czy PostHog mogą zapisywać identyfikatory sesji w celu diagnozowania błędów technicznych w kodzie strony oraz optymalizacji wygody korzystania z panelu,
   • dane te są zbierane w sposób zanonimizowany lub pseudonimizowany.
4. Zarządzanie plikami cookies:
   • Użytkownik ma możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies, ich blokowania lub usuwania z poziomu ustawień własnej przeglądarki internetowej,
   • wyłączenie obsługi niezbędnych plików cookies w przeglądarce może uniemożliwić zalogowanie się do Dashboardu i zarządzanie usługami.
5. Instrukcje zarządzania i usuwania ciasteczek w popularnych przeglądarkach:
   • Google Chrome: Ustawienia -> Prywatność i bezpieczeństwo -> Pliki cookie i inne dane witryn.
   • Mozilla Firefox: Ustawienia -> Prywatność i bezpieczeństwo -> Ciasteczka i dane witryn.
   • Microsoft Edge: Ustawienia -> Pliki cookie i uprawnienia witryny.
   • Opera: Ustawienia -> Prywatność i bezpieczeństwo -> Ciasteczka.
   • Apple Safari: Preferencje -> Prywatność -> Blokuj wszystkie cookie.

§ 10. Dane Administratora i postanowienia końcowe

1. Oznaczenie Administratora Danych Osobowych: Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych w Serwisie VertexHost jest Jan Kaczmarkiewicz, adres do doręczeń: ul. Ogińskiego 16/13, 42-217 Częstochowa, adres poczty elektronicznej: [email protected]. Podstawa prawna działalności: art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, działalność nierejestrowana.
2. Serwis może zawierać odnośniki (linki) do stron zewnętrznych (np. płatności, Discord, dokumentacja). Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności stosowane na tych witrynach i zaleca zapoznanie się z ich regulacjami po przejściu na dany serwis.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku wdrożenia nowych funkcjonalności, zmian w infrastrukturze technicznej lub nowelizacji przepisów prawa.
4. O wszelkich istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem Dashboardu lub oficjalnego serwera Discord.
5. Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem publikacji w Serwisie.
6. Powiązane dokumenty:
   • Regulamin świadczenia usług